វគ្គនៃការតម្កល់ឯកសារមាន៥ដំណាក់កាលគឺ ៖
- ដំណាក់កាលទី១ ៖ ការបង្កើត ជាដំណាក់កាលមួយដែលឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើង ដើម្បីជាភស្តុតាង ជារបាយការណ៍ ជាសេចក្តីណែនាំ...។ គ្រប់ឯកសារទាំងអស់ចាំបាច់ត្រូវរៀបចំដាក់ដោយមានសណ្តាប់ធ្នាប់បំផុតមុនពេលវាអាចនឹងត្រូវបានខូចខាត ។
- ដំណាក់កាលទី២ ៖ ការប្រើប្រាស់ វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ដែលឯកសារត្រូវបានរក្សាទុក ដោយមានរបៀបរៀបរយ ដើម្បីឲ្យព័ត៌មានទាំងនោះអាចត្រូវបានយកមកវិញយ៉ាងលឿនបំផុត និងមានប្រសិទ្ធិភាពចំពោះអ្នកណាដែលត្រូវការវា ហើយប្រសិទ្ធិភាពនៃបែបបទទាំងនោះបង្កើតឡើង ដើម្បីឲ្យការងារក្នុងក្រុមហ៊ុនកាន់តែមានភាពល្អឥតខ្ជោះ ។
- ដំណាក់កាលទី៣ ៖ ការរក្សាទុក វាទាក់ទងទៅនឹងការជ្រើសរើសទុព្វសម្ភារៈដែលសមរម្យជាមួយនឹងទំហំ ទីតាំងដែលយើងមានព្រមជាមួយភាពងាយស្រួល នឹងអាចដំណើរការបានចំពោះអ្នកណាដែលត្រូវការវា ។ សុវត្ថិភាព និងសន្តិសុខនៃឯកសារក្នុងការរក្សាទុកដូចជាឯកសារសំងាត់ និងការកំណត់អ្នកដែលមានសិទ្ធិប្រើប្រាស់វា ។
- ដំណាក់កាលទី៤ ៖ ការទាញយកមកប្រើប្រាស់ឡើងវិញ
- វាទាក់ទងទៅនឹងល្បឿន និងភាពងាយស្រួលក្នុងការស្វែងរកឯកសារមកប្រើប្រាស់
- ទាំងនេះវាទាក់ទងទៅនឹង ភាពសមរម្យ និងការចាត់ថ្នាក់ឯកសារទៅតាមលំដាប់លំដោយ
- ហើយវាទាក់ទងផងដែរ ទៅនឹងការបង្កើតប្រព័ន្ធនៃការតាមដាន នៅពេលដែលឯកសារបាត់ពីទីកន្លែងទុកដោយគ្មានហេតុផល ។
- ដំណាក់កាលទី៥ ៖ ការបោះបង់ចោល/ការប្រមូលឯកសារទុក ជាទូទៅគ្រប់ឯកសារទាំងអស់ មិនអាចនឹងរក្សាទុករហូតបានទេ បើមិនដូច្នេះនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន និងគ្មានកន្លែងទំនេរសម្រាប់ទុកដាក់ឯកសារទាំងនោះបានទេ ។ ក្រុមហ៊ុនជាច្រើនបានបង្កើតនីតិវិធីនៃការរក្សាឯកសារតែក្នុងរយៈពេលកំណត់មួយតែប៉ុណោ្ណះ ។
- រក្សាទុកសម្រាប់ប្រើប្រាស់
- ផ្លាស់ប្តូរទៅកាន់ទីកន្លែងស្តុក
- ផ្លាស់ប្តូរទៅទីកន្លែងរក្សាទុករយៈពេលយូរ
- បំផ្លាញចោល ។
